Hier ist zu unterscheiden, ob die private Nutzung des Postfachs untersagt oder erlaubt ist.

Ist die private Nutzung untersagt und somit rein dienstlich, darf der Arbeitgeber die E-Mails einsehen. Sollte sich dabei trotz des Verbotes eine Mail als Privat herausstellen, darf der Arbeitgeber diese nicht einsehen. Indikatoren für eine private Mail können beispielsweise der Betreff oder der Absender und Empfänger sein.

Der Arbeitgeber kann dieses dienstliche Postfach auch kontrollieren, ohne dabei in die Privatsphäre des Arbeitnehmers einzudringen. Zu beachten ist zum einen, dass als privat erkennbare Mails nicht gelesen werden dürfen und zum anderen gelten dafür auch besondere Regeln. Die Verhältnismäßigkeit muss gewahrt werden. Dies bedeutet, dass ständige, systematische oder grundlose heimliche Kontrollen trotzdem unzulässig sind. 

Werden solche Informationen auf unzulässige Weise erlangt, besteht für diese ein Verwertungsverbot.

Dennoch kann eine in der Regel unzulässige Vorgehensweise unter bestimmten Voraussetzungen zulässig sein. Beispielsweise kann eine strenge Überwachung gerechtfertigt sein, wenn der Verdacht von schweren Missbrauchshandlungen vorliegt oder eine grobe Gefährdung des Unternehmensinteresses vorliegt. Allerdings sollten Sie sich bei derartigen Verdächtigungen vorher rechtlich absichern und sich ausführlich juristisch beraten lassen.

Bei Erlaubnis oder Duldung eines privaten E-Mail-Accounts darf der Arbeitgeber die Mails im Einklang mit dem Datenschutz grundsätzlich nur einsehen, wenn ein schwerwiegender Verdacht einer Straftat vorliegt. Zudem besteht die Möglichkeit, bei längerer Abwesenheit des Arbeitnehmers auf dessen Postfach zuzugreifen, solange dies der Abwicklung geschäftlicher Korrespondenzen dient.

Auch nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses hat der Arbeitgeber kein Zugriffsrecht  auf das Postfach des Mitarbeiters, wenn die private Nutzung gestattet ist.

Es ist anzuraten, vor Beginn des Arbeitsverhältnisses direkt im Arbeitsvertrag oder nachträglich als Ergänzung feste Regeln zu vereinbaren. So kann die Privatnutzung des Mailpostfachs direkt untersagt werden. Wenn Sie diese erlauben wollen, ist es ratsam für die Einsichtnahme eine Einwilligung jedes Mitarbeiters einzuholen. Zudem kann Vereinbart werden, private Mails als solche zu kennzeichnen und eine Pflicht zur Löschung dieser nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses einzuräumen.